管好用好项目档案  切实为县域经济建设服务
——金寨县重大建设项目档案工作依法管理情况专题调研报告
浏览次数:581    信息来源: 金寨县党史县志档案局  发布时间:2017-12-20 15:19

    重大建设项目档案是重大项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。随着我国经济的持续快速发展,越来越多的重大建设项目在全国各地如火如荼地进行。重大建设项目是关系国计民生的大事、要事、百年大计之事。近些年来,我县也有一批重大建设项目、重点建设工程纷纷上马实施。在项目建设、管理过程中形成数量庞大的档案资料,记录和反映了项目建设的全过程,它是全面鉴定工程质量的重要依据,是项目竣工验收的前提条件,也是对建设项目进行管理、维护和改扩建的主要依据和凭证。具有数量大、价值高、时间跨度长、参建单位多、种类多样等特点,如何做好重大建设项目档案工作,是我们目前需要深入研究的一个重要课题。为切实掌握和了解我县项目档案依法依规管理情况,2017年6月,我们依据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》、国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》等法律规章和《金寨县项目档案管理办法》,深入金寨县发改委、县住建局二龙岗公园(一期)、金寨一中新校区、教育局校安工程、交通局大别山旅游通道(一期)、现代产业园路网工程等重大建设项目的建设单位、主管部门档案工作依法管理情况进行了专题调研,了解现状、找准问题、研究对策,更好抓好全县重大建设项目、重点建设工程档案工作,充分发挥项目档案的作用,为县域经济发展服务。

    一、基本情况

    金寨县是集老区、库区、山区为一体的贫困县,全县经济发展比较缓慢,多年来,建设单位在项目档案工作上的投入相当有限,项目档案的意识淡薄,档案安全意识缺失,无人管、无人问现象相当严重,管理上处于杂乱无序的状态,项目建成后,档案不完整、不系统、不整理、不归档问题普遍存在。《档案法》颁布实施以后,对建设工程项目档案工作作出明确的规定,项目档案工作逐渐摆上了议事日程。随着《安徽省档案条例》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《国家重大建设项目档案验收办法》相继出台,依法管理项目档案工作已经成为档案工作的一项重要内容和职责。2013年,《金寨县项目档案管理办法》出台,标志着我县项目档案工作依法依规管理局面的逐步形成。近些年来,金寨县档案局依法依规对全县建设工程项目档案实行备案登记制度、专项验收制度,跟踪督促检查,项目档案工作取得了一些成绩,但与经济的快速发展步伐不同步、不相适应,仍然存在一些主管部门、建设单位只重建设工程进度,轻项目档案资料归集保管的现象,没有明确在项目建设过程中各参建单位对档案资料收集、管理的责任;在项目档案工作上无正确的态度,一味强调客观因素,不检查主观思想,推诿扯皮、拖拖拉拉,甚至弄虚作假;在项目竣工验收时没有申请档案专项验收,没有依法依规邀请档案部门或档案人员参加综合验收活动;项目档案工作没有与工程建设同一部置、同一实施;不按规定办理移交档案等,这些现象的存在,客观上阻碍了项目档案工作规范化的进程。

    二、存在主要的问题

    1.项目档案工作意识淡薄,不重视,没有建立健全相应的管理制度。建设单位、主管部门对重大建设项目档案工作没有建立领导责任制,职责分工不明确,没有明确分管领导及专管人员,对监理、施工单位项目档案工作没有纳入合同管理,对项目建设过程中档案管理没有作出约定,没有在源头对项目档案质量进行把控,致使有些项目档案散失。

    2.大多数建设单位和主管部门没有按规定进行项目档案工作登记,未纳入总体工作部署这种情况在县直主管部门和乡镇显得尤为突出。造成档案行政主管部门不了解项目相关信息和进展情况,无法有效跟踪监督指导。况且由于全县建设项目分布广,人员流动大,机构不确切,更给档案管理和指导带来很大困难。

    3.项目主管部门和建设单位不同程度存在重建设轻档案管理的现象,档案管理与项目建设不同步项目建成后,对档案未能及时进行规范整理并申请专项验收,甚至发生档案部门或档案人员主动上门,多次督促,而被以工作忙为借口进行搪塞的现象。没有严格按照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》,做到及时收集,施工单位、监理单位移交档案没有履行交接手续,档案室日常借调阅没有履行借调阅手续,项目档案的真实性和齐全完整程度存在不确定性。

    4.项目档案管理混乱,存在安全隐患。多数项目采用谁参建谁负责该项目档案的模式,建设方、施工方、监理方各搞一块。由于建设方(业主单位)没有配备专(兼)职档案人员,而各参建方往往无经过档案业务培训的人员,连最基本的项目档案收集范围都不了解,更无法做到规范。从调研情况,一些项目档案存放在项目经办人办公室,没有及时整理,档案存在安全隐患。

    三、对策建议

    1.加强组织领导,严明责任。成立全县项目档案工作领导组,进一步明确各主管部门、建设单位、档案部门在对项目建设档案工作职责和分工,各司其责。健全工作机制,加强与项目主管部门、建设单位之间的联系,相互协作;将项目档案工作纳入合同管理,与项目建设同部署、同落实,定期开展项目档案工作检查、指导。

    2.进一步落实项目档案工作备案登记。新建、续建重大建设项目,依据国家、省、市、县发改委立项层级,必须到对应的档案行政管理部门进行备案登记,其中新建重大建设项目自开工之日6个月之内进行档案工作备案登记,在建重大建设项目每年进行一次档案工作备案登记。

    3.加强宣传教育。一是加强项目档案工作法律法规,提高项目参建者的档案法制意识,促成做好项目档案工作的自觉;二是加强业务知识和技能的教育,及时将工作规范和标准要求传达到各参建者,使他们都能按照按照行业标准的要求,共同来规范项目档案工作,力求及时、高效,少走弯路。

    4.加强监督,严格执法。依照档案法律法规,加强执法检查,组织有关部门,定期开展项目档案工作专项检查,及时了解和跟踪项目档案工作进展情况,加大查处力度,对未经档案验收即进行项目竣工验收、拒绝归档造成档案损失的,依法严肃查处,予以通报,直至追究法律责任。

(金寨县党史县志档案局 谢德震)

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